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Políticas de tratamiento de datos personales

En cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de la República de Colombia; de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales” damos a conocer laS Políticas de Tratamiento de Datos Personales adoptada por T&A.

Estas Políticas están dirigidas a todas las personas naturales o jurídicas que hacen uso de los servicios ofrecidos por T&A, por medio de la cual se informa al Titular de Datos Personales, cuáles son los principios, Finalidades de Tratamiento, derechos y deberes sobre el uso que le damos a los Datos Personales, a fin de que los Titulares siempre estén informados.

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Denominación Social: T&A TOPA&ASOCIADOS LTDA.
Domicilio: Bogotá D.C. – República de Colombia
Dirección: CALLE 22B # 60-51 TORRE 1-903
Correo electrónico: info@tya-academy.com

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política será aplicable a los Datos Personales que sean tratados por T&A, quien actúa en calidad de responsable del Tratamiento de los Datos Personales. Adicionalmente, aplica para el Tratamiento de Datos Personales que sean susceptibles de ser conocidos por T&A en virtud de las relaciones comerciales con Terceros. En estos casos T&A podrá tener la calidad de Encargado.

Así mismo, será aplicable cuando el Tratamiento de Datos Personales se efectúe en territorio colombiano, así como, cuando el responsable o el Encargado del Tratamiento no residan en Colombia, pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana.

3. ALCANCE

La política establecida en el presente documento será aplicable en T&A y deberá utilizarse para todos los registros de datos personales que posee la empresa creados en el desarrollo de su objeto social. T&A se encarga directamente del tratamiento de los datos personales, atendiendo e implementando los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

4. DEFINICIONES

Para el entendimiento del presente documento, se adoptan las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos.
• Base de Datos:  significa el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: significa cualquier información que pueda asociarse o vincularse a un sujeto determinado o por determinar, según los términos indicados en las Leyes Aplicables.
• Dato privado: significa el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para su Titular.
• Dato público: significa entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato semiprivado: significa el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la política en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
• Datos sensibles: significan los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, entre otros.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Finalidad del Tratamiento:  significa el uso que se le da los Datos Personales, la cual debe estar autorizadas por el Titular.
• Leyes Aplicables:  significa la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y cualquier otra norma que los modifique, adicione o sustituya.
• Responsable del Tratamiento:  significa la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
• Servicios:   significan los productos y/o servicios que ofrece T&A.
• Terceros:   significan los aliados comerciales, proveedores, contratistas, accionistas y cualquier persona debidamente autorizada que en virtud de una relación contractual con T&A deba tener acceso a los Datos Personales de Titulares.
• Titular:   significa la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento:  significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. VIGENCIA

Los Datos Personales se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad. Los de Empleados y Proveedores de acuerdo con los términos de Ley.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los Datos Personales podrá:

i. Solicitar la actualización o supresión de los mismos de la base de datos de T&A, por medio del correo electrónico info@tya-academy.com; indicando en el asunto del mismo las palabras MODIFICACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL o bien ELIMINACIÓN DE LA TOTALIDAD DE MI INFORMACIÓN PERSONAL. Dicho procedimiento podrá tomar 5 días hábiles.

ii. Conocer, actualizar, rectificar y exigir la exclusión total o parcial de la información de su titularidad contenida en las bases de datos que administre T&A.

iii. Tener acceso gratuito a la información completa y veraz de que se disponga en T&A, con oportunidad, agilidad y sin procedimientos excesivos que dificulten el ejercicio de este derecho.

iv. Obtener acceso gratuito a copias de los documentos en que consten las pruebas de las autorizaciones dadas por cada Titular.

v. Conocer la utilización o uso que se ha dado a los datos personales del Titular solicitante de la información.

7. PRINCIPIOS

Es un compromiso de T&A desarrollar de manera armónica los principios que regulan el Tratamiento de los Datos Personales, los cuales son desarrollados de acuerdo con las Leyes Aplicables:

i. Principio de legalidad: el Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y a las Leyes Aplicables.

ii. Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

iii. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

iv. Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con las Leyes Aplicables. Dichas finalidades deben ser informadas y autorizadas por el Titular.

v. Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

vi. Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

vii. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y a las disposiciones de las Leyes Aplicables. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en las Leyes Aplicables. Los Datos Personales, salvo los Datos Públicos, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o Terceros autorizados para el Tratamiento.

viii. Principio de Temporalidad o caducidad: el período de conservación de los Datos Personales será el necesario para alcanzar la Finalidad para la cual se han recolectado.

ix. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de Dato Público, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Política. Bajo este principio, T&A garantiza a los Titulares la confidencialidad sobre la información divulgada directa o indirectamente, como Responsable o Encargado del Tratamiento de los Datos en relación a los Servicios prestados.

x. Principio de necesidad y proporcionalidad: los Datos Personales registrados en una Base de Datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las Finalidades del Tratamiento. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las Finalidades del Tratamiento.

8. AUTORIZACIÓN

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el Tratamiento de Datos Personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

i.  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

ii. Datos de naturaleza pública.

iii. Casos de urgencia médica o sanitaria.

iv. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

v. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En el evento en que T&A se encuentre frente a alguna de las mencionadas excepciones lo dejará claramente revelado y en todo caso cumplirá con las demás disposiciones contenidas en las Leyes Aplicables.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Las Finalidades del Tratamiento de Datos Personales suministrados por los Titulares son:

i. Evaluar, mantener, mejorar y profundizar la relación contractual, incluyendo el ofrecimiento de nuevos productos y/o Servicios a través del correo electrónico, teléfono fijo y/o celular, o cualquier otro medio similar previamente autorizado por el titular.

ii. Compartir los Datos Personales con Terceros, ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, para la adecuada prestación de los Servicios contratados.

iii. Hacer estudios estadísticos o de comportamiento sobre los gustos y preferencias de los Titulares, respecto de los Servicios ofrecidos por T&A, para realizar prospección comercial, con el fin de identificar las necesidades y gustos a satisfacer con los productos y/o Servicios a ser ofrecidos.

iv. Suministrar información sobre eventos, novedades promociones, publicidad, programas de fidelidad mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, fax, sms, msn, redes sociales o medios similares.

v. Medir el nivel de satisfacción respecto de los productos o Servicios contratados.

vi. Compartir los Datos Personales, con Terceros para realizar el ofrecimiento de productos o Servicios.

vii. Cualquier otra finalidad lícita.

10. CONSULTAS

En desarrollo del artículo 14 “Consultas” de la Ley 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de éste repose en las Bases de Datos administradas por T&A. El procedimiento para hacerlo será solicitar la consulta enviando al correo electrónico info@tya.academy.com y a continuación describiendo el requerimiento. Estas consultas serán tratadas como lo establece la legislación aplicable frente a los derechos de petición.

Independientemente del mecanismo que se utilice para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas de conformidad en lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. RECLAMOS

En desarrollo del artículo 15 “Reclamos” de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes por parte de T&A, podrán presentar un reclamo de la siguiente manera:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a T&A a través de correo electrónico a info@tya.academy.com, acompañado de la siguiente información:

• Identificación del Titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección de notificación.
• Documentos adicionales que se quiera hacer valer.

En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, T&A requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. El reclamo se entenderá desistido si pasados dos (2) meses desde la fecha en que se presenta el requerimiento, el Titular no subsane las fallas identificadas por T&A. Una vez recibido el reclamo, se incluirá en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda en la Base de Datos que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o del envío completo de la información posterior a un requerimiento de T&A. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Solo se podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

12. SUPRESIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

i. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

ii. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

iii. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

El Titular deberá radicar la solicitud de supresión a través de reclamo, indicando que datos personales desea que dejen de ser tratados por parte de T&A. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados.

13. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición constitucional, legal o contractual. Para ello, T&A establece mecanismos sencillos que le permitan al titular revocar su consentimiento a través de sus canales oficiales.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

i. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que T&A deba dejar de tratar por completo los datos del titular.

ii. La segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, entrega de datos a terceros, entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

14. ENTRADA EN VIGENCIA

Esta Política empezó a regir en el mes de febrero de 2021.